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远程会计政策

6件您的远程会计师策略应包括(但可能没有)

在以前的博客中,我们谈了 您需要采取的一些法律步骤 在推出您的第一个遥控器之前。我们概述了您应在您的偏远会计师策略中包含的一些基本组件,但我们保持了一般的事情。

希望现在您有一个遥远的会计政策牢牢地位。但随着虚拟能力和网络安全威胁的景观继续发展,可能是时候重新审视它并确保所有基地都被覆盖。

以下是您的远程会计策略应包括您可能没有想过的项目。

但在我们潜入之前,请记住,您的远程会计师政策需要包含超过办公室员工的典型工作 - 从家庭政策。完全偏远的会计师将经常在自己的设备上运营该国的不同地区,并且几乎没有身体监督。只需重命名您的旧工作 - 从归属政策,远程工作策略将无法削减它。

1)将工作限制为批准的硬件上的VPN /远程桌面

允许远程会计师通过自己的硬件直接访问您的系统只是要求遇到麻烦。这是黑客的入门点,即您的IT团队无法控制或监控。如果偏远的会计师’S硬件被盗,您的所有数据都可能存在风险。

如果您还没有vpn /远程桌面门户,请与您的IT部门合作,立即找到一个设置。

“家里的大多数人可能唐’花费很多时间担心防火墙和访问场地,他们可能不想访问,“总裁汤普森比尔汤普森, CPA相互作用, 说。 “您可能希望仅使用组织批准的计算机或电子设备来限制云会计师,通过VPN或远程桌面访问网络或系统。”

您还希望包含包含最低系统要求的批准设备列表。如果您的IT团队可以物理检查甚至直接提供设备,则远程会计师将使用,这将是理想的。但是,您将至少想采取措施,以确保远程会计师的工作环境和硬件尽可能安全。

“一个想法是要求远程会计师拥有专用的系统,是他们仅用于工作的专用终端,”汤普森说。 “你可能听说过我在电子邮件列表中的每个人发送邀请的孩子。我想在家里人们没有意识到他们需要确保他们的工作站是安全的。“

并将政策放在适当的地方,当远程工人离开您的组织时与具有良好的船上程序一样重要–if not more so.

“任何提供的设备要么必须在员工离开或必须有某种远程关机过程中锁定网络时,所以要么必须转入网络中,但汤普森说。  

2)通过单个客户端门户统一远程访问

允许您的偏远会计师有效地进行工作意味着您可以访问所有各种软件和系统:簿记,CRM,ERP等。将单独的用户名和密码交给偏远工人,可以是安全噩梦–每个密码代表可以被盗或被盗窃的网络的另一个入口点。

对偏远会计师来说也非常繁琐。跟踪他或她的所有用户名和密码需要访问系统将几乎不可能写下来,从而创造进一步的安全风险。不可避免地,远程会计师将忘记密码并锁定系统,防止他富有成效并为其创造额外的工作。

为了解决这个问题,一些公司正在创建一个单一的远程门户,自动允许远程会计师访问所有各种系统和数据库。员工只需要记住一个用户名和密码–或者如果使用其他身份验证方法,她根本不需要记住任何密码。它将具有一个入口点,它可以设置防火墙,请将安全性更新,并使用最新的修补程序更新,并管理软件许可证和升级。

“我们的公司使用单个远程门户登录远程工人凭据,其用户ID及其密码加载,”戴夫贝兹,首席成功官员, 银杏& Associates, 说。 “他们永远不会知道他们的用户名或密码。他们所要做的就是登录门户网站,我们可以在帽子的掉落时关闭。“

为确保更大的安全性,许多公司通过多因素身份验证(MFA)强化用户名/密码凭据系统。在某些情况下,公司仍然是潜逃密码,支持更安全的登录方法。

“我们需要对我们使用的每个云技术解决方案进行双因素身份验证” Melissa Diaz,CFO和股东, 高岩石会计, said. “但请记住,并非所有MFA方法都是平等的。可以将许多MFA功能设置为将验证码发送到电子邮件地址。这使您的系统易于通过电子邮件钓鱼攻击攻击。“

为了解决MFA周围的电子邮件安全问题,Diaz建议了一种不同的验证方法。

“我们要求将MFA代码发出给手机号码。 Diaz说,我们肯定建议为任何远程工作人员提出这一标准程序,“Diaz说。

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3)限制登录位置

典型的偏远会计师不仅仅是在家工作。每当他离开城镇工作或度假时,他都希望将他的笔记本电脑送到咖啡店,相对或重要的房子,以及在路上。

这可以创建进一步的安全问题,应在远程会计策略中解决。员工登录的地方可以就像如何一样重要。

“不要让员工通过不批准的方式连接到您的网络,”汤普森说。 “包括酒店商务中心。人们没有意识到您在酒店使用的免费互联网不受保护。“  

允许远程会计从未批准的位置登录不仅仅创建安全问题–它也会影响生产力。

“如果您使用硬件互联网与Wi-Fi,则会有一个非常重要的差异,因为它与我们使用的技术软件有关。 Betz说,我们更加硬,“Betz说。

4)需要培训课程

会计师从大学出现,并有很多知识,这将有助于他们完成工作,但很少几步与IT证书一起出发。为确保您的远程会计师遵循您所在的安全协议,因此在开始遥控器之前,要求他们需要参加一些培训课程。

“我们公司发现视频培训往往是偏远工人最有效的,” 迪亚兹说。 “我们利用SaaS产品来定制我们向员工提供的视频培训。“

远程员工的有效培训工具可能与您可以发送办公室员工参加的典型课程和研讨会差异很大。

虽然可以通过网络研讨会或屏幕分享进行现场培训,但远程工人在培训师跟进或以后提出问题的能力可能会显着降低。 Diaz说,真正想要创造有效的远程环境的公司需要提供可点面需求的全面培训和员工的资源,“Diaz说。

5)确保预期沟通,并定期进行评估

远程会计师需要知道他们的期望是有效的。概述您的期望和采取措施确保符合他们持续满足,这对于维护一个成功的远程工人计划至关重要。

“确保您的偏远会计师知道他们预计会用于工作,”Ryan Watson,创始人和校长 兴义核算, 说。 “您应该努力创建一个灵活的工作环境,但您需要在团队成员在线和可供讨论时建立时间。”

为防止远程会计师落后,您需要设置文档在项目的进度并定期办理登机手续。一些公司甚至要求远程会计师签署服务级别协议(SLA)以证明工作要求。

“通信SLA有助于让每个人保持同一页面和客户满意。 Watson说,考虑通过电子邮件,松弛和/或手机将通信返回客户端的快速建立SLA。“

记录远程会计师性能也可以保护您的责任,如果发生分歧,则可以保护您的责任并援助您的法律顾问。

“就业实践变化了国家,所以试图在没有定期绩效评估的情况下终止具有原因的远程雇员可能是不可能的,”Diaz说。 “远程工人可能没有与同行或主管的互动。因此,就业分歧经常归结为“他说/她说”少数证人备份本公司的利益“。

6)留出灵活性和更新空间

新的生产力,沟通和业务应用程序似乎每天都突然出现,并且“选择平台”可能会从一年变为年。由于这些新平台变得更加流行,因此越来越复杂的网络威胁与它们一起出现。

不久前,大多数会计师事务所几乎完全依赖于电子邮件,相互连接,与客户端交谈和分发文件。现在项目管理解决方案,如Wrikik和Communication工具,如松弛规则。从现在开始五年,谁知道我们正在使用的应用程序–或者他们会携带哪些新的安全风险?

虽然如果您可以将一个偏远的会计政策放在石头上,但它会永远放在石头上的偏远会计师政策,这在我们不断变化的技术景观中并不是现实的。 “政策”和“灵活性”可能听起来像极性对立面,但如果您想真正持续保护您的公司的利益,您的远程工人协议应考虑到敏捷性和进化。

“我们有一个半页的清单,我们可以修改每一代,以使其更好,”Betz说。 “如果我们有一个僵硬,冗长的政策,那么保持这种事情更新的时间会阻止我们利用最酷的新技术。”

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